TIN TỨC

  • Quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

  • Thứ ba, 24/3/2020

  •  

  •  Chính phủ vừa ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP), có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020.

                Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020 trong đo quy đinh:

    -       Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

    + Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

    + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

    + Số, ký hiệu của văn bản.

    + Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

    + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

    + Nội dung văn bản.

    + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

    + Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

    + Nơi nhận.

    Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).

    Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định.

    Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:

    + Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

    + Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định  tại Phụ lục I.

    + Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.

    + Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.

    Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại các Thông tư như trước đây và có một số điểm mới như:

    1.    Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

    Nếu như trước theo Thông tư 01 phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

    2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

    - Thay vì dược phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

    - Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

    3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản

    Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

    4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản

    - Điều 7 của Thông tư 01 loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quan chủ quản  thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.

    - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.

    - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

    - Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.

    - Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

    - Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.

    5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

    - Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

    - Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.

    - Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

    6. Trình bày căn cứ ban hành văn bản

    - Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành).

    - Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu  nội dung văn bản; sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm(.)

    7. Chữ ký của người có thẩm quyền

     Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền. Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

    8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

    Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

    Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính thực hiện như sau:

    - Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;

    - Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

    9. Bổ sung quy định về Phụ lục

    - Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

    - Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

    -Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

    - Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

    - Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

    - Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.

    Trên đây là một quy đinh về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị đinh 30/2020/NĐ-CP, xem chi tiết tai đây!

     

                                                                                                    Sơn Hải ( HC-TH)

  • In bài này   Quay lại


    Trung tâm Khuyến công và Xúc tiến thương mại Ninh Thuận

    Địa chỉ: Đường 16/4, Tp Phan Rang-Tháp Chàm, tỉnh Ninh Thuận.
    Điện thoại: (+84).259.3821998 - Fax: (+84).259.3821998
    Email: ttkc@ninhthuan.gov.vn

    Giấy phép số 01/GP-STTTT do Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Ninh Thuận cấp ngày 27/5/2015.